A legtöbb cégvezető szenved az időhiánytól

A sok száz cégvezető partnerünk közül talán egy-két tucatnyi az, aki nem szenved durva elhavazástól, időhiánytól.

Rajtuk kívül mindenki másnak ajánlom figyelmébe az alábbi igaz történetet a szabaddá vált cégvezetőről.

Hogyan váltsunk kézivezérlésből automata működésre?

Erre a kérdésre is választ ad ez az esettanulmány:

A kiindulópont: egy szállítmányozási cég esete

Évekkel ezelőtt egy szállítmányozással és gabonakereskedelemmel foglalkozó cég tulajdonosa talált meg minket egy ajánláson keresztül. Azt hallotta valakitől, hogy mi esetleg tudunk segíteni neki, mert máshol már eredménnyel jártunk hasonló probléma kezelésében.

Mi volt az, ami neki igazán fejfájást okozott? Miközben a cége fejlődött és komoly profitot termelt?

Az irányítás kizárólagos terhe

Ezeket mondta és a céganalízis során valóban ezt találtuk mi is:

Egyre jobban fájt neki azt tapasztalni, hogy gyakorlatilag ő maga a cég. Hiába van összesen 30-40 munkatársa, egyszemélyes irányítás történik. Ő mozgatja a teljes csapatot, le egészen a napi feladatok kiosztásáig. Na ezt nevezzük mi abszolút kézi vezérlésnek vagy „egykezezésnek”.

Gazdasági kérdések, pénzkifizetések és az utalások is, személyzeti kérdések, árurendelés, de még az is, hogy az érkező gabonákat épp melyik raktárba vigyék, mikor melyik kamiont kell szerelni vagy gumicserét intézni neki.

A telefonján olyan mennyiségű kommunikációt kezelt, hogy naponta többször lemerült.

Nyaralásokon még a tengerpartra is vitte magával, mert ha pár óráig nem lett volna elérhető, akkor megáll a cég és egy-egy késve meghozott döntése többmilliós nagyságrendű kárt is okozhatott volna.

Na, hát kb. ez volt a kiinduló helyzet.

Mit csináltunk? – A kézi vezérlés lebontása lépésről lépésre

Céganalízis és cégtérkép készítése

A szokásos alapos céganalízissel, átvilágítással kezdtünk.

Pontosan feltérképeztük a munkatársak feladatait, a folyamatokat, kiszedtük a tulajdonos-ügyvezető fejéből a legfontosabb irányelveit, szabályait, ami alapján egy-egy területen a döntéseket hozta és az irányítást végezte.

Aztán ezek alapján kidolgoztuk a cég szervezési tábláját, amit én leginkább „cégtérkép” belső szlenggel említek. Mert tényleg az!

Pontosan megmutatja a cégen belül az összes szükséges feladatkört, folyamatot, logikai sorrendben felfűzve, felelősöket hozzárendelve.

Enélkül nagyon nehéz (de inkább lehetetlen) egy céget átlátható, rendezett állapotba hozni.

Szabályok, eszközök, ellenőrző listák

Megírtuk a legfontosabb szabályokat, kialakítottunk ellenőrző listákat, nyomtatványokat, egyéb egyszerűen használatba tehető management eszközöket.

Két napos bevezető program a csapattal

A program végéhez közeledve tartottunk egy két napos „szervezési tábla beültető program”-ot, ahol a teljes munkatársi csapattal átbeszéltük a teljes szervezeti felépítést, kinek mi a feladata és mi nem, milyen új szabályok és eszközök kerültek és kerülnek majd bevezetésre. Bárki bármit kérdezhetett természetesen. Ilyenkor a szabály az, hogy ne maradjon kérdés az emberek fejében.

Ezután jött egy izgalmas szakasz: maga a kidolgozott rendszer alkalmazásba tétele!

Ez többnyire már nélkülünk történik. De nagyon tanulságos volt, amit láttam, amikor egy utánkövető találkozó céljából meglátogattam a céget és a vezetőt.

A rendszer működés közben – valós tapasztalat

Döntéshozatal áthelyezése a megfelelő emberekhez

Bejött egy kolléga az ügyvezetőhöz, miközben beszélgettünk. A sok éves kialakult korábbi szokásrendszer alapján azzal kapcsolatban érdeklődött, hogy most érkezik valamilyen szójaszállítmány (vagy valami hasonló), akkor azt majd melyik raktárba kell irányítani.

Az ügyvezető felpattant a székéből, odavezette a kollégát falra kifüggesztett szervezési táblához és megkérdezte:

– „Hol látod a szervezési táblán a raktárakat?” A kolléga megtalálta.

– „Milyen posztnevet látsz ott felül és milyen nevet?” A munkatárs mondta, hogy raktárvezető és hogy xy.”

– „Na! Látod, ott nem az én nevem van! Akkor őt keresd az ilyen kérdésekkel!”

Következetesség és eredmény

Azt mondta az ügyvezető, hogy ez elég melós dolog, de mindig így tesz, mióta ezt a rendszert kialakítottuk. Amikor ott voltam náluk, még épp a kocsik szervizével és gumicserével kapcsolatban is keresték, de ő ugyanígy járt el: Megkerestette a szervezési táblán a flottafelelőst és odairányította a munkatársakat.

És ahogy következetesen csinálta ezt, egyre kevesebb olyan megkeresést kapott a kollégáitól, ami nem hozzá tartozik.

Az igazi áttörés – kéthetes nyaralás céges hívások nélkül

Eltelt pár hónap. Egyszer csak egy telefonhívást kaptam tőle. Nagy lelkendezve számolt be a következőkről:

„Képzeld! Most jöttünk haza a feleségemmel egy kéthetes nyaralásból. Ez idő alatt egyetlen egy olyan hívást sem kaptam céges ügyben, hogy valamit nem tudnak elintézni a kollégák és én kellettem volna hozzá! Kicsit izgultam is, hogy mire hazaérek, mi fogad itthon. De minden teljesen rendben volt, mindenki tette a dolgát. Most vagyok igazán hálás neked, mert ezt veled értük el!”

Bevallom, nagyon boldog voltam én is. Mert tudom, hogy itt nem csak a cégtulajdonosnak tettünk jót, hanem a munkatársi csapatnak is! Növeltük a biztonságérzetüket, a szervezettel és a feladataikkal kapcsolatos tudatosságukat, a hatékonyságukat és nem utolsó sorban a magabiztosságukat.

Tanulságok és jó tanácsok

1. Szervezd meg a folyamatokat!

Ha csökkenteni akarod a cégben a káoszt és a saját leterheltségedet, szervezd meg a folyamatokat, egyértelműsítsd a feladatköröket! Kihez mi tartozik, mi nem, ki kinek kell, hogy info-t, jelentést stb. adjon.

2. Használható szervezési tábla készítése

Készítsetek el egy olyan szervezési táblát, ami nem csak egy dokumentum az ISO audit során vagy egy semmire sem használt falidísz! A szervezési tábla azért van, hogy használjuk!

3. Oktatás, képzés, tudatosság növelése

Következetesen képezzétek, oktassátok a munkatársakat a feladatköreikre és a kapcsolódó posztokkal történő sikeres együttműködésre.

És a várt eredmények bekövetkeznek!

Lépj tovább te is – személyes segítség és program

Június 5-én a fél napos Vállalkozásfejlesztés Mesterfokon program-on konkrétan megmutatom, mit és milyen sorrendben érdemes elvégezni a céged fejlesztése és a szabadságfokod növelése céljából.

Ha pedig egy kötelezettségmentes beszélgetésre nyitott vagy erről a témáról, akkor itt, a kapcsolati űrlapunkon keresztül küldj egy rövid üzenetet!