A szervezeti átláthatóság ereje: Tanulságok egy sikeres szervezetfejlesztési programból

Sok évvel ezelőtt egy cég ügyvezetője részt vett egy tréningünkön. Ennek a vállalkozásnak négy tulajdonosa is volt, az egyik közülük maga az ügyvezető.

A tréning a szervezés fontosságáról szól: Hogyan alakítsunk ki egy olyan átlátható rendszert, ahol mindenki tisztában van nem csak a saját, hanem mások feladatával is. Egyértelmű a munkatársaknak, kitől mit kell kapniuk és kinek mit kell átadniuk, így egy igazán kiszámítható, szervezett és tervezett struktúrában tudnak dolgozni.

Az ügyvezetőnek nagyon tetszett a tréning, és eldöntötte, hogy együtt fogunk dolgozni a cégükben egy szervezetfejlesztési programon. Megkérdeztem tőle:

– A tulajdonostársakat is be kell vonni ebbe a döntésbe? Leüljünk közösen megbeszélni?

– Nem szükséges – válaszolta –, mert teljes mértékben megbíznak a döntésemben, ebben szabad kezem van. Írjuk alá a szerződést.

Aláírtuk a szerződést, és megegyeztünk az első konzultációs időpontban. Másnap azonban hívott: baj van, mert a tulajdonostársak közül az egyik kifejezetten megvétózta az együttműködést.

– Mit tudunk ezzel kezdeni? – kérdezte.

– Azt, amit eredetileg is javasoltam. Ellátogatok hozzátok, tartok egy mini képzést ebben a témakörben, és ha a vezetőknek, valamint a tulajdonostársaknak továbbra is az a véleményük, hogy ezzel nem kell foglalkozni a cégben, akkor elfogadom és töröljük a szerződést.

Elmentem hozzájuk és megtartottam a tréninget. A négy tulajdonos mellett részt vett még kb. 4-5 fő felsővezető. Megmutattam azt a koncepciót és módszertant, ahogyan mi kidolgozzuk egy cég szervezési struktúráját – amit én tömör egyszerűséggel cégtérképnek nevezek.

A párhuzam egy valós térkép és a cégfelépítési módszertan között nagyon is megállja a helyét.

Ha elmegyünk valahová turistaként, de nincs térképünk, vagy elavult, pontatlan térképet használunk – ahol a valóságban már megváltoztak az utcanevek, egyirányúvá váltak az utcák, vagy az egyenrangú kereszteződések helyén körforgalom épült –, akkor eltévedünk, nem tudunk eligazodni és hatékonyan mozogni a városban.

A tréningen jó ritmusban haladtunk előre, de az egyik tulajdonos ismét kijelentette: ő továbbra is úgy gondolja, hogy nekik ezzel nem kell foglalkozniuk, hiszen van ISO által auditált rendszerük, abban pedig kidolgozott szervezeti ábrájuk. Szerinte felesleges erre időt és energiát pazarolni, mert elméletileg mindenki tudja a dolgát meg a többiekét is…. Persze a szervezési tapasztalatom alapján tudtam, hogy a résztvevők által említett problémák nem következtek volna be a cégben, ha ez valóban így lenne…

Ekkor jött egy hirtelen ötletem. Mondtam neki:

– Rendben van, elfogadom a véleményét, de tegyünk egy próbát!

Mindenkinek kiosztottam egy üres A4-es lapot. A kérésem az volt, hogy egymásról nem lesve, egymással nem egyeztetve rajzolják le azt a szervezeti felépítést, ahogyan szerintük a vállalkozás a valóságban működik. Nem kellett a legapróbb részletekig menni, csak egy felismerhető formátumban rögzíteni a szervezési struktúrát. Adtam neki kb. 5 percet, amit odafigyeléssel, vonalak, hierarchiák és kapcsolódási pontok rajzolásával töltöttek el.

Öt perc után megkértem őket, hogy az egymás mellett ülők cseréljék ki a lapjaikat, és hasonlítsák össze a cég felépítéséről készült rajzokat. Rizikós volt a kísérlet, de lenyűgöző és tanulságos volt látni a reakciókat.

Döbbent arccal figyelték egymás cégfelépítésről alkotott elképzeléseit:

– Te miért oda rajzoltad? – Mióta tartozik az hozzá? Hát soha nem ő volt a felettese! – Nem abban a sorrendben állapodtunk meg? –

Hagytam egy ideig, hogy egymás rajzait méricskéljék, majd megkérdeztem tőlük:

– Nos? Mi a tapasztalat? Mennyire hasonlóak az elképzelések a cég felépítésével kapcsolatban?

Szerinted hány egyforma rajz volt?

Egyetlen egyező rajz sem volt. Bár az ügyvezető pozíciója természetesen mindegyikben a legfelső helyen állt, a struktúrák között óriási különbségek tátongtak.

Ekkor így szóltam hozzájuk:

– Kedves uraim, Önök a cég tulajdonosai és felsővezetői. Ha Önök nem egyformán látják a szervezet felépítését, a feladatköröket, a hierarchiát és a kapcsolódási pontokat, akkor miért csodálkoznak azon, hogy az alacsonyabb beosztású munkatársak sem látják tisztán a szerep- és felelősségi köröket. Vagy azt, hogy kitől mit kellene kapniuk és kinek mit kellene átadniuk?

A jelenlévők meghallgattak, majd a leginkább ellenálló tulajdonos feltette a kezét, és azt mondta:

– Kedves Gábor, megértettem. Mégiscsak szükségünk van erre a szervezetfejlesztésre.

Ezek után végig haladtunk a programon és egy jóval magasabb tudatossági és szervezettségi szintre hoztuk a csapatot.

Tanulságos történet?

Ennek alapján vizsgáld meg a saját vállalkozásotokat:

• Nálatok van pontosan kidolgozott szervezeti felépítés az összes szükséges poszttal és szerepkörrel?
• Ha ezt a kísérletet elvégeznéd a vezetői körödben, vajon hány egyforma szervezeti ábra születne?
• Ténylegesen tudják az emberek, hogy kihez mi tartozik, milyen hierarchia szerint működik a rendszeretek? Hogyan zajlanak a folyamatok, hogyan áramlanak a cégben az információk, az anyagok és hol minek kell előállnia elvárt eredményként?

Tisztázatlan struktúrák mellett egy cég rengeteg energiát pazarol el. A lassú, pontatlan és téves kommunikáció, a nem egyértelmű feladat- és felelősségi körök nap mint nap hátráltatják a működést.

Ha kíváncsi vagy arra, hogyan dolgozunk ki egy átlátható céges rendszert, hogyan tesszük olajozottá az információáramlást és mérhetővé az egyes szerepkörök tevékenységét?

Vedd fel velünk a kapcsolatot és egyeztessünk egy időpontot egy kötelezettségmentes, laza, de szakmailag hasznos beszélgetéshez!