Ismerős az érzés? Amikor sok a beszéd, elfolyik az idő, és a végén alig születik valódi döntés…

Na, ezt nevezhetjük igazi időrabló tevékenységnek, ami lefárasztja a munkatársakat.

Sok vezetővel beszélgetve látjuk, hogy az értekezleteket, közismert üzleti szlengben a meetingek megítélése rendkívül vegyes. A legtöbben tudják, hogy szükség lenne rájuk, mégis gyakran fulladnak kudarcba, nem eredményesek, hatékonytalan nyűgnek tűnnek.

Kijelentem: Nem magukkal a meetingekkel van a baj, hanem azzal, ahogyan tartjuk őket!

A strukturált és céltudatos értekezlet az egyik leghatékonyabb vezetői eszköz. Hogy segítsünk visszaszerezni az irányítást az időd felett, összegyűjtöttük a hatékony meetingtartás 7 aranycsillagos szabályát egy gyors ellenőrzőlista formájában.

A hatékony meeting 7 alapszabálya

Mielőtt összehívnád a csapatot, nézzétek meg, hogy a meetingetek megfelel-e az alábbi kritériumoknak:

1. Mi a célja a meetingnek? Pontosan meg kell határozni!

Tudjátok pontosan, miért ültök össze. Információátadás, ötletelés vagy döntéshozatal a cél? Cél nélkül nincs meeting. Akár egy alkalmi, soron kívüli értekezletről van szó, akár valamelyik rendszeresített céges meetingről.

2. Kik a résztvevők?

Csak az legyen jelen, akinek valóban dolga vagy hozzáadott értéke van a témához. A „biztonság kedvéért meghívottak”, a „jó, ha tud róla”, vagy a „lehet, hogy lenne valami jó ötlete” indokkal részt vevőket hagyjátok ki. Csak az idejüket vesztegetik. Őket más formában lehet tájékoztatni vagy a véleményüket bekérni.

3. Pontos kezdési és zárási időpont.

Kőbe vésett időkeretre van szükség! Határozd meg a pontos kezdést és a végpontot is! A keretek tiszteletben tartása fegyelemre tanítja a csapatot. Ha ezt nem tesszük, sokszor itt vérzik el a hatékonyság!

4. Határozzátok meg, kinek mivel kell készülni a meetingre!

Nem a meetingen kezdünk el gondolkodni adatokon, info-kon stb. Mindenki úgy érkezzen, hogy előre átnézte a szükséges anyagokat, felkészült a meghatározott dolgokból.

5. Rögzített napirendi pontok

Legyen egy világos menetrend, amitől nem tértek el. Ez tartja a megbeszélést a helyes mederben.

6. Gyors operatív döntések (A 3 perces szabály)

Ne ragadjatok le! Ha egy témát nem tudtok 2-3 perc alatt tisztázni, ne a meetingen beszéljétek át fél órán át. Utaljátok ki feladatként az érintetteknek, akik külön egyeztetnek róla.

7. Készítsetek mindig írásos emlékeztetőt!

Ami nem került leírásra, az meg sem történt. A meeting végén mindig rögzítsétek: ki, mit és milyen határidővel vállalt.

Összegzésként

A jó meeting nem elveszi az időt és az energiát, hanem irányba állítja a csapatot. Alkalmazzátok ezt a 7 pontot a következő megbeszéléseteken, és figyeld meg a különbséget!